Radio Rjukan
– Små og mellomstore bedrifter har ofte få ansatte med mange oppgaver. Dermed øker dessverre også sannsynligheten for at fakturerings- og oppfølgingsrutinene blir dårlige. Med enkle grep kan du unngå dette, sier Reidun Korsnes i inkassoselskapet Intrum Justitia. Hun har over 20 års erfaring ledererfaring fra DNB Finans og har tidligere også vært økonomisjef i en grossistvirksomhet.
Her er noen ting du bør tenke over for å sikre din bedrifts kontantstrøm.
De fleste tenker på produktet som hjertet i den lille lokale bedriften, kanskje produktet eller tjenestene dere selger, serveren, IT-avdelingen eller medarbeiderne.
Men får du spørsmålet om hva det er som holder bedriftens "hjerte" i gang, vil det kunne diskuteres om det ikke er fakturering og oppfølging.
Er du dårlig på det, stopper sirkulasjonen opp. Eller for å bruke riktig terminologi, kontantstrømmen vil gå saktere, og det vil igjen påvirke likviditeten og resultatene over tid. Derfor kan gode fakturerings- og oppfølgingsrutiner være avgjørende for om bedriften din overlever på sikt.
Du kan selvfølgelig holde det gående en stund ved å ta et skippertak i ny og ne, men det er absolutt ikke en anbefalt metode – i hvert fall ikke hvis likviditeten betyr noe.
Hva er egentlig gode fakturerings- og oppfølgingsrutiner?
Jobben bør egentlig kunne gå av seg selv hvis du bare setter det i et system, gjerne i form av en skriftlig prosedyre med konkrete tidsangivelser for når oppgaver skal utføres.
Det er disse enkle grepene det handler om:
* Vær nøye med kredittsjekk av nye kunder.
* Sørg for rask fakturering etter levering.
* Gjør det til en vane å fakturere hver dag, eller i det minste to ganger per uke, eller i en a nnen fast rutine.
* Påse at fakturaene du sender ut er korrekte, med riktig forfallsdato, så det ikke oppstår forsinkelser på grunn av feil i adresser eller leveransebeskrivelsen.
* Følg opp kunden tett etter forfall og send inkassovarsel etter 14 dager (jo lenger tid det går, desto større blir risikoen for at betalingen uteblir).
* Start inkassopågang dersom fakturaen fortsatt ikke betales.
* Hvis mulig: Sørg for å ha flere medarbeidere som vet hvordan faktureringen foregår. Ha en backup-plan!
Her er noen gode grunner til å reagere raskt når kundene ikke betaler:
* Ventetiden er risikabel: Det presser din likviditet og mulighet for å overleve, øker muligheten for at du aldri får pengene, og hindrer din vekst.
* Oppfølging tar for mye tid og ressurser
Uten rutiner tar det for mye tid, og krever at du må setter deg inn i sakene flere ganger, og jobbe med henvendelser til skyldnerne på telefon, e-post og SMS. Innfordringsarbeid i egen regi kan ofte trekke i langdrag, og kanskje vegrer du deg for å presse kundene for mye. Det kan skape usikkerhet og frustrasjon, noe som stjeler tid og krefter fra det som egentlig er bedriftens kjernevirksomhet.Bruker du en profesjonell samarbeidspartner til dette, vil du frigjøre ressurser til det virksomheten er god på, samtidig som inkassoprosessen går raskere og følger anbefalt fremdrift.
* Dobbelt arbeid
Hvis du ikke har god øvelse i faget, kan du ryke på tidsfrister og andre formelle krav i et inkassoløp.
Når de da velger å ta i bruk et inkassoselskap, må prosessen ofte startes på nytt med inkassovarsel og dokumentasjon. Det kan med andre ord gå lang tid, og risikoen for at pengene går tapt, øker.
* Utestående fordringer er ferskvare
Jo raskere inndrivelsesprosessen kommer i gang, desto raskere kan bedriften få pengene tilbake, og desto mer fornøyd er kunden. Desto større er mulighetene for å lykkes med å drive inn kravene. Et inkassoselskap kan gjøre jobben.
* Du havner ikke nederst i bunken.
Kundene lærer seg rutinene til dem de handler hos hvis man ikke er konsekvent og tydelig. Men hvis du generelt er litt passiv med oppfølgingsaktiviteter og purrerutiner, vil kravene fra deg fort havne nederst i bunken hos en som har flere utbetalte regninger. Kunden lærer seg raskt hvilke purrerutiner du har.
Er du bekymret for at et inkassovarsel vil skremme bort kundene dine fra å gjøre forretninger med deg igjen?
det bør du ikke være. Kunden tenker stikk motsatt, på deg som profesjonell.
– Kort oppsummert kan manglende eller svake oppfølgingsrutiner bli kostbart for selskapet ditt. Setter du bort prosessen til et dyktig inkassoselskap vil du få pengene inn på konto raskere. På den måten sikrer du en bedre likviditet, og øker muligheten for vekst.
Få ansatte gjør virksomheten din mer sårbar ved sykdom og ferier. Dessuten vet du at fakturering og purring neppe er favorittjobben din.
– Mindre aktører har sjeldnere system som støtter automatisk oversending til inkasso, noe som forlenger tiden fram til eventuell betaling ytterligere. Outsourcing kan bidra til stabil kontantflyt og bedre likviditet, og er mye enklere og rimeligere enn man tror, sier Korsnes.
